Jednym z najczęstrzych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest powolny oraz zawodny, ze względu na chociażby sytuację, gdy jakiś istotny dokument na przykład może się zgubić, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba przyspieszenia komunikacji między pracownikami firm i tym samym uniakania takich sytuacji, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej znanego jako Workflow.
Ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, głównie tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Programy te pomagają ustalić jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu określonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia
w firmie.
Hej,
sprawdź to podgrzewanie podłogowe, jeżeli do tej pory nie wiesz o tej ciekawej stronie a przekonasz się, że okaże się ona dla Ciebie bardzo ciekawa.
Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i nazwiska pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu,
firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy akceptują informacje o wykonaniu zlecenia (na przykład zezwalają na zakwaterowanie w
Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.
Powszechnie wiadomo, że każda jednostka w swoim działaniu chce się rozwijać. Jest to bowiem normalny cel każdego
przedsiębiorstwa, które działa dzisiaj na rynku. Należy jednakże w tej sytuacji klarownie potwierdzić, że najlepszą lokatą dla firmy wyraźnie jest człowiek.
Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają ukończenie szkolenia, dokument
szkolenia zostaje zrealizowany, a następnie odbywa się akceptacja zwrotów kosztów szkolenia. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących sprecyzowane zadania na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty oraz umożliwiają ich szybkie odszukanie.
