Menu strony

WorkFlow - przebieg informacji w Twoim przedsiębiorstwie

Jednym z najczęstrzych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest powolny oraz zawodny, ze względu na chociażby sytuację, gdy jakiś istotny dokument na przykład może się zgubić, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba przyspieszenia komunikacji między pracownikami firm i tym samym uniakania takich sytuacji, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej znanego jako Workflow.
Biznesmen
Ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, głównie tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Programy te pomagają ustalić jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu określonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia kat B+EGrójec (pod ten adres- www.manewr.eu) w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i nazwiska pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia kat AMGrójec (oceń: http://www.manewr.eu/kursy-prawa-jazdy/szkolenia-kategorii-am-a1-a2/). Później dane są odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy akceptują informacje o wykonaniu zlecenia (na przykład zezwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Sprawdź też

Do wyboru mamy wiele interesujących firm

papiery przygotowane do niszczenia
Ponieważ jest coraz więcej firm, które świadczą nam przeróżnego rodzaju usługi, to powstaje równocześnie coraz więcej akt, które warto najpierw w odpowiedni sposób przechowywać, a potem w razie czego właściwie je usunąć. Przez to także jest coraz więcej zakładów, które proponują nam niszczenie pism, w taki sposób, że wszystko będzie się działo tak jak należy, a równocześnie nie będziemy musieli samodzielnie się tym zajmować.


Nauka języka w firmie
Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają ukończenie szkolenia, dokument szkolenia zostaje zrealizowany, a następnie odbywa się akceptacja zwrotów kosztów szkolenia. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących sprecyzowane zadania na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty oraz umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania danej firmy. Do rozpatrzenia jest też kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.
Dodane przez: Arek
2017/07/28, 07:27